Zakres zadań Wydziału Organizacyjnego

Zakres zadań wydziału :

1) organizacja pracy Członków Zarządu Powiatu (obsługa kancelarii Starostwa oraz Sekretariatu Starosty i Wicestarosty);

2) organizacja pracy Starostwa w tym:
• prowadzenie rejestrów Zarządzeń Starosty, umów, upoważnień i pełnomocnictw Starosty,
• prowadzenie rejestru faktur sprzedaży, not księgowych i korygujących,
• rejestracja danych w module Umowy na podstawie otrzymanych dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, not),
• organizacja przyjmowania skarg i wniosków obywateli w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,
• nadzór nad właściwą organizacją pracy poszczególnych wydziałów
• prowadzenie kontroli i instruktażu w komórkach Starostwa,
• prowadzenie i wdrażanie szkoleń, kształtowanie polityki rozwoju Starostwa,
• prowadzenie polityki kadrowej,
• inicjowanie zmian organizacyjnych i ich prowadzenie za zgodą Starosty,
• planowanie i przeprowadzanie zadań remontowych za zgodą Starosty,
• nadzór nad infrastrukturą Starostwa Powiatowego w Bolesławcu i jej unowocześnianie,
• zarządzanie mieniem Starostwa,
• prowadzenie spraw związanych z poprawą organizacji i poziomu funkcjonowania Starostwa,
• dokonywanie zakupów, zamówień zgodnie z planem finansowym Starostwa i zapotrzebowaniem,
• zaopatrywanie Wydziałów w niezbędne środki i materiały biurowe,
• nadzór nad informatyzacją Starostwa,
• prowadzenie biura podawczego Starostwa,
• rozdział poczty zgodnie z zasadami dekretacji pism; prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej; nadzór nad wewnętrznym obiegiem korespondencji;

3) prowadzenie Archiwum Zakładowego;

4) prowadzenie spraw kadrowo-płacowych pracowników Starostwa;

5) prowadzenie akt osobowych kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych Powiatu;

6) prowadzenie spraw związanych z przepadkiem pojazdów usuniętych z drogi na rzecz powiatu w trybie art. 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym;

7) wykonywanie czynności związanych z prawidłową eksploatacją i bezpośrednią obsługą  pojazdów mechanicznych Starostwa;

8) zapewnienie jednostkom Powiatu Bolesławieckiego obsługi w zakresie bhp i ppoż;

9) zapewnienie spójności rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne , ubezpieczenie zdrowotne oraz fundusz pracy w zakresie umów cywilnoprawnych w Powiecie Bolesławieckim (centralizacja PIT i ZUS);

10) administrowanie funkcjonującymi w Starostwie systemami informatycznymi oraz stałe ich unowocześnianie w celu zwiększenia skuteczności ich funkcjonowania;

11) opracowywanie planów w zakresie rozwoju informatyki w Starostwie;

12) zapewnienie sprawności i ciągłości pracy eksploatowanych sieci i systemów informatycznych;

13) zapewnienie właściwego sprzętu komputerowego gwarantującego poprawne działanie systemów informatycznych, zapewnienie jego konserwacji i utrzymania oraz odpowiedniej ilości i jakości materiałów eksploatacyjnych;

14) nadzór nad bezpieczeństwem danych;

15) prowadzenie szkoleń wewnętrznych.

Zakres zadań Wydziału Organizacyjnego

Zakres zadań wydziału :

1. Organizacja pracy Członków Zarządu Powiatu w tym:
   • obsługa kancelarii Starostwa oraz Sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
   • podejmowanie działań związanych ze współpracą Starosty z innymi instytucjami i organizacjami oraz nadzór nad realizacją przyjętych ustaleń,
   • organizowanie narad Starosty z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych,
   • organizowanie przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz prowadzenie nadzoru nad terminowym i właściwym ich załatwianiem.
2.  Organizacja pracy Starostwa w tym:
   • prowadzenie rejestrów Zarządzeń Starosty, umów których stronami jest Starostwo Powiatowe lub Powiat Bolesławiecki, upoważnień i pełnomocnictw Starosty,
   • organizacja przyjmowania skarg i wniosków obywateli w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,
   • nadzór nad właściwą pracą poszczególnych wydziałów,
   • prowadzenie kontroli i instruktażu w komórkach Starostwa;
   • prowadzenie i wdrażanie szkoleń, kształtowanie polityki rozwoju Starostwa,
   • prowadzenie polityki kadrowej,
   • inicjowanie zmian organizacyjnych i ich przeprowadzanie za zgodą Starosty,
   • nadzór nad wykorzystywaniem samochodów służbowych,
   • planowanie i przeprowadzanie zadań remontowych za zgodą Starosty,
   • nadzór nad infrastrukturą Starostwa Powiatowego w Bolesławcu i jej unowocześnianie,
   • zarządzanie mieniem Starostwa,
   • prowadzenie spraw związanych z poprawą organizacji i poziomu funkcjonowania Starostwa;
   • dokonywanie zakupów, zamówień zgodnie z planem finansowym i zapotrzebowaniem,
   • zaopatrywanie Wydziałów w niezbędne środki i materiały biurowe,
   • nadzór nad informatyzacją Starostwa,
   • wykonywanie innych zadań powierzonych Zarządzeniem Starosty,
   • prowadzenie rejestru odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej,
   • prowadzenie biura podawczego w tym: przyjmowanie wniosków i pism wpływających do urzędu; rejestracja pism, w tym w wersji elektronicznej;
   rozdział poczty zgodnie z zasadami dekretacji pism; prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej nadzór nad wewnętrznym obiegiem korespondencji.
3. Prowadzenie Archiwum Zakładowego w tym:
   • archiwizacja akt oraz ich brakowanie w określonym prawem przypadkach,
   • przekazywanie dokumentacji do właściwych archiwów państwowych,
   • ewidencjonowanie, przechowywanie i ochrona przed uszkodzeniami dokumentacji.
4. Prowadzenie spraw kadrowo-płacowych pracowników Starostwa w tym :
   • prowadzenie spraw osobowych kadry Starostwa Powiatowego w Bolesławcu oraz kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych Powiatu (z wyłączeniem kadry kierowniczej placówek oświatowo – wychowawczych), tj. prowadzenie dokumentacji pracowniczej, awansów, spraw emerytalno-rentowych pracowników Starostwa,
   • prowadzenie spraw związanych z ocenami kwalifikacyjnymi pracowników Starostwa oraz kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych Powiatu,
   • kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy w Starostwie,
   • załatwianie spraw związanych z odpowiedzialnością dyscyplinarną i porządkową pracowników,
   • prowadzenie ewidencji czasu pracy i jego rozliczanie na poszczególnych pracowników,
   • ewidencja funduszu wynagrodzeń pracowników Starostwa; nadzór nad wykorzystaniem funduszu nagród Starosty,
   • prowadzenie spraw płacowych zgodnie z Regulaminem Wynagradzania,
   • ustalanie prawa do nagród jubileuszowych pracowników Starostwa, kadry kierowniczej i jednostek organizacyjnych Powiatu z wyłączeniem pracowników placówek oświatowo -wychowawczych,
   • naliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń kadry Starostwa Powiatowego w Bolesławcu, naliczanie diet Radnych Powiatu Bolesławieckiego, naliczanie wynagrodzeń z tytułu zawartych umów zlecenia/umów o dzieło, naliczanie stypendiów dla uczniów i absolwentów szkół ponadgimnazjalnych,
   • terminowe przekazywanie pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek ZUS,
   • terminowe sporządzanie i przekazywanie miesięcznych deklaracji do ZUS,
   • terminowe sporządzanie i przekazywanie informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT),
   • dopełnianie obowiązków sprawozdawczych z zakresu kadrowo-płacowego wobec GUS, PFRON,
   • opracowywanie projektów planów wydatków w zakresie wynagrodzeń osobowych i bezosobowych oraz pochodnych tych wynagrodzeń,
   • powadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w Starostwie Powiatowym w Bolesławcu m. in. poprzez: ustalanie odpisu na ZFŚS, sporządzanie preliminarza wydatków, dokonywanie zmian w preliminarzu, dokonywanie rozliczenia na koniec roku,
   • kontrolowanie stanu zatrudnienia w Starostwie;
   • prowadzenie spraw staży absolwenckich i praktyk studenckich w Starostwie.
5. Prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych i spraw z tym związanych.
6. Prowadzenie spraw związanych z przepadkiem pojazdów usuniętych z drogi na rzecz powiatu w trybie art. 130a ustawy Prawo o ruchu drogowym.
7. Wykonywanie czynności związanych z prawidłową eksploatacją i bezpośrednią obsługą pojazdów mechanicznych Starostwa.